Управление графиком отпусков

Примечание

Вы можете создавать и отправлять на подписание График отпусков если в Вашем профиле доступа включена функция "Создание и редактирование графика отпусков".

Перед созданием графика отпусков рекомендуем перейти в Настройки/Параметры и проверить параметры графика отпусков.

Создание графика отпусков

Перейдите в раздел «Отпуска» и выберите «Управление графиками». Нажмите «+ График».

Настройте сбор графика отпусков:

Выберите подразделения, для которых создается график отпусков.
Укажите название графика отпусков.
Выберите, руководители какой организационной структуры будут согласовывать отпуска сотрудников.
Укажите даты окончания сбора и согласования графика.
При необходимости добавьте рекомендации по заполнению графика — они будут видны сотрудникам при планировании дат отпуска.

Нажмите кнопку «Далее».

Примечание

В одном подразделении может быть неограниченное количество графиков отпусков.

Согласовать график нужно не позднее чем за две недели до начала нового года.

При создании графика всем сотрудникам будет отправлено уведомление. Созданный график доступен в меню "Сбор графика".

На открывшейся вкладке проверьте список сотрудников, для которых создается график отпусков.

Вы можете:

Изменить количество дней отпуска, которые должен распределить сотрудник.
Исключить сотрудника из списка. Для этого наведите на него курсор и нажмите на крестик. Чтобы вернуть сотрудника в список, раскройте список исключенных и нажмите на стрелочку.
Воспользоваться поиском по ФИО или фильтрами по организации, подразделению или должности.

Примечание

Сотрудник на одной должности не может быть добавлен в несколько графиков отпусков.

Количество дней отпуска сохраняется в карточке пользователя на соответствующей должности.

Нажмите кнопку "Создать график".

Просмотр графика отпусков

Перейдите в раздел «Отпуска» → «Управление графиками».

На экране отображается список графиков отпусков с указанием организации, названия графика, года и текущего статуса.

Нажмите на строку нужного графика, чтобы открыть его карточку.

В карточке графика отпусков Вы можете:

Посмотреть основные параметры графика: подразделения, тип согласования и рекомендации по заполнению.
Проверить срок согласования и ход заполнения графика: сколько сотрудников еще не заполнили график, сколько графиков заполнено, но не согласовано, и сколько согласовано. При необходимости перейти к списку незаполненных и несогласованных графиков отпусков сотрудников.
Посмотреть графики отпусков сотрудников.
Проверить, есть ли сотрудники, не добавленные в график отпусков, и при необходимости добавить их в график.
Проверить срок утверждения, создать документ по графику отпусков, если он еще не создан, или посмотреть информацию о нем.
Проверить, создавались ли документы ознакомления сотрудников с утвержденным графиком отпусков, и при необходимости запустить ознакомление сотрудников.

Добавление и удаление пользователей из графика отпусков

Перейдите в раздел «Отпуска» → «Управление графиками» и откройте нужный график.

Если есть сотрудники, которых можно добавить в график отпусков, в карточке отображается раздел «Сотрудники вне графика». В нем указано количество таких сотрудников.

Нажмите кнопку «Изменить».

В открывшемся окне слева указаны сотрудники, которые уже добавлены в график отпусков, справа — сотрудники, доступные для добавления.

Для добавления сотрудника в график отпусков нажмите на строку с его фамилией и должностью в списке справа. Сотрудник будет перемещен в список слева.

Для удаления сотрудника из графика нажмите на строку с его фамилией и должностью в списке слева. Сотрудник будет перемещен в список справа.

Нажмите «Сохранить».

Примечание

Добавить или удалить сотрудников можно только до создания документа «График отпусков».

Добавить в график можно только сотрудников подразделений, указанных при создании графика. Если подразделения не были указаны, можно добавить любого сотрудника организации, который еще не включен в график отпусков по соответствующей должности.

После добавления сотрудника в график отпусков ему будет отправлено уведомление.

При удалении должности сотрудник автоматически удаляется из соответствующего графика отпусков.

При изменении должности сотрудника он останется в графике отпусков, его график отпусков будет автоматически привязан к новой должности.

Создание и просмотр документа по графику отпусков

Откройте нужный график в разделе «Управление графиками».

Нажмите кнопку "Сформировать документ" для создания унифицированной формы № Т-7 .

Документ будет сформирован и автоматически открыт в статусе «Черновик» со схемой подписания из двух этапов: пользователь, создавший документ, и руководитель организации.

При необходимости Вы можете внести изменения в документ и изменить схему подписания, после чего отправить документ на подписание.

Для последующего просмотра документа откройте карточку графика отпусков и перейдите по ссылке в разделе «Документ по графику».

Примечание

Сформировать документ можно только для полностью заполненного и согласованного графика.

Для одного графика отпусков может быть создан только один документ «График отпусков».

После создания документа изменения в сбор графика внести нельзя.

Статус графика отпусков зависит от статуса документа. После создания документа график переходит в статус «Готов к подписанию», после отправки — «На подписании», после подписания — «Подписан».

Ознакомление сотрудников с графиком отпусков

Примечание

Ознакомление сотрудников доступно для графиков в статусах «Подписан» и «Импортирован».

Для формирования ознакомлений должен быть настроен соответствующий шаблон в разделе «Параметры».

После утверждения графика отпусков для сотрудников могут быть сформированы документы ознакомления с утвержденными периодами.

Информация о созданных ознакомлениях отображается в разделе «Ознакомление сотрудников» в карточке графика.

Автоматическое ознакомление

Если в разделе «Параметры» включена соответствующая настройка, документы ознакомления автоматически создаются и отправляются сотрудникам после подписания документа по графику отпусков.

Ручной запуск ознакомления

Для ручного запуска ознакомления откройте нужный график в разделе «Управление графиками» и нажмите кнопку «Ознакомить сотрудников».

В открывшемся окне подтвердите создание документов, нажав «Отправить».

После завершения создания документов Вы получите push-уведомление.

При необходимости Вы можете повторно запустить ознакомление. В этом случае новые документы будут сформированы для всех сотрудников, включенных в график.

Примечание

Для каждого сотрудника формируется отдельный документ ознакомления: если сотрудник включен в график по нескольким должностям, для каждой должности формируется отдельный документ ознакомления.

Просмотр документов ознакомления

Чтобы посмотреть созданные документы ознакомления, откройте документ по графику отпусков и перейдите в раздел «Связанные документы». В блоке «Производные документы» отображаются ссылки на документы ознакомления сотрудников.

Также документы ознакомления можно найти на экране «Документы», воспользовавшись фильтром «График отпусков».