Отправка документа на подписание

Загрузите документ

На главном экране нажмите кнопку "+ Создать" или на вкладке "Документы" нажмите "+".
В открывшемся окне выберите документ на Вашем компьютере для загрузки.

Примечание

Вы можете создавать документы, если в Вашем профиле доступа включена функция "Создание Документов без шаблона".

Выберите организацию и тип документа

Выберите, кому предназначен документ: для всех сотрудников, для сотрудников по ТК или для сотрудников по ГПХ.

Выберите организацию из списка или создайте новую и нажмите "Продолжить".

Выберите тип документа согласно классификатора Минтруда.

Примечание

Для документов, предназначенных для сотрудников по ГПХ, тип документа заполнять не требуется.

Кому предназначен документ и тип документа можно поменять позже, во время редактирования документа.

Изменение файлов документа

Нажмите "Изменить файлы". Добавьте новые или удалите старые файлы. При необходимости, измените их порядок.
Нажмите "Сохранить". Документ будет обновлен в соответствии с изменениями.

Добавьте подписантов на этап

Нажмите "+" в настройках этапа подписания, чтобы добавить на этап одного или нескольких сотрудников.

В открывшемся окне выберите тип подписанта: пользователь, роль, вычисляемый подписант или внешняя система.

Для каждого подписанта можно выбрать тип электронной подписи: УНЭП или УКЭП.

• Пользователь: документ должен будет подписать выбранный сотрудник. Чтобы найти нужного сотрудника в списке используйте "Поиск": начните вводить ФИО, телефон, эл.почту или СНИЛС и список будет отфильтрован.
• Роль: документ должен будет подписать любой сотрудник с выбранной ролью.
• Автор: документ на этом этапе должен будет подписать автор.
• Руководители: документ поступит на подписание руководителям сотрудников выбранного этапа. Выберите, руководители какого этапа должны подписать документ.
• Выбор подписанта в документе: выбрать подписанта потребуется при отправке документа.
• Внешняя система: для подписания документа внешней системой по API.

Если на этапе должны быть все сотрудники организации - выберите "Всем в организации по ТК" и/или "Всем в организации по ГПХ". Список подписантов определится в момент активации этапа.

Важно

После добавления этапов и подписантов выберите этап и включите признак "Сотрудник(-и) документа"

Примечание

Добавление руководителей для сотрудника документа зависит от того, для кого предназначен документ:

Документ для всех сотрудников:

1) все руководители с должностей сотрудника в организации документа, если они указаны,

2) руководитель сотрудника в организации документа - только если нет ни одного руководителя на должности в этой организации,

3) все руководители с должностей сотрудника в управленческой структуре,

4) руководитель сотрудника по управленческой структуре - только если нет ни одного руководителя на должности в управленческой структуре.

Документ для сотрудников по ТК:

1) руководитель с выбранной должности сотрудника в организации документа,

2) руководитель сотрудника в организации документа - только если на выбранной должности руководитель не указан,

3) все руководители с должностей сотрудника в управленческой структуре,

4) руководитель сотрудника по управленческой структуре - только если нет ни одного руководителя на должности в управленческой структуре.

Документ для сотрудников по ГПХ:

1) руководитель сотрудника в организации документа,

2) все руководители с должностей сотрудника в управленческой структуре,

3) руководитель сотрудника по управленческой структуре - только если нет ни одного руководителя на должности в управленческой структуре.

Настройте этапы подписания

Вы можете настроить этап подписания.

Если на этапе требуется только ознакомление подписантов - нажмите "Только ознакомиться" - сотрудники не смогут отклонить документ.

Если на этапе не требуется факсимиле - отключите "Ставить факсимиле".

Вы можете установить срок подписания в днях для любого этапа.

• Вы можете использовать готовую схему подписания, как шаблон. Для этого нажмите "Загрузить схему подписания"

• Вы можете создать и сохранить схему подписания, если в Вашем профиле доступа включена функция "Создание, редактирование и удаление схем подписания".

Добавьте информацию о документе

На вкладке "О документе" можно изменить "Кому предназначен документ", просмотреть список сотрудников документа, добавить или изменить тип документа, а также добавить описание ("О документе").

На вкладке "Связанные документы" можно добавить документ-основание, а также просмотреть производные документы (документы, для которых этот документ является основанием).

Сохраните и отправьте документ

Нажмите кнопки "Сохранить" и "Отправить".

Повторное уведомление подписантов об истечении срока подписания

Если на этапе был указан срок подписания, и документ не был подписан до этого срока, то документ будет отображаться в папке "Истекшие". Перейдите в "Истекшие".

Выберите документы и нажмите "Уведомить подписантов" - всем сотрудникам, которые должны подписать документ на текущем этапе и еще этого не сделали, будет отправлено уведомление о необходимости подписать документ.