Подписание документов по управленческой структуре

Настройка параметра

Если управленческая структура предполагает подписание документа сотрудниками из разных организаций - необходимо включить параметр.

Перейдите в "Настройки", слева выберите "Параметры" и включите "Разрешить в схеме подписания пользователей разных организаций"

Настройка схемы подписания

В схеме подписания для подписанта с типом "Руководители", Коман определит руководителя сотрудника по управленческой и по юридической структурам. Если у сотрудника указаны разные руководители - документ должны подписать оба.

Настройка ролей пользователя

При добавлении пользователю роли - можно выбрать подразделения или организации, в рамках которых она действует.

Если в схеме подписания есть Роль, Коман автоматически определит подписанта через подразделение сотрудника документа или организацию документа.

Поясняющее примечание

Специалисты по персоналу в компании отвечают за Сотрудников из разных организаций.
Документы Сотрудника должны попадать на согласование к тому Специалисту по персоналу, который курирует его подразделение.

Роль в схеме подписания позволяет автоматически определить нужного Специалиста по персоналу через подразделение Сотрудника документа или его организацию.

Например,

В компании "Альянс" работают два Специалиста по персоналу: Васильева и Семенова.

Васильева курирует сотрудников Отдела снабжения. При добавлении ей роли нужно указать это подразделение.

Семенова курирует сотрудников Отдел закупок. При добавлении ей роли нужно указать это подразделение

Указываем роль в схеме подписания. Теперь документы Сотрудников:

  • Отдела снабжения, будут приходить на подпись Васильевой.
  • Отдела закупок - Семеновой.

Если подразделение курирует несколько Специалистов по персоналу - документ сможет подписать любой из них.

В крупных компаниях со сложной управленческой структурой, роли помогают точно определить ответственных и ускорить подписание документов. Учет подразделений и соответствующих ролей позволяет:

  1. Ускорить процесс согласования: Сокращается время на поиск нужного специалиста, так как подписант автоматически определяется системой.
  1. Улучшить контроль: Каждый Специалист по персоналу отвечает только за документы своего подразделения, что исключает вероятность ошибок и недоразумений.
  2. Гибкость в управлении: Если в подразделении несколько специалистов, любой из них может подписывать документы, что создает резерв на случай отсутствия основного Специалиста.
  3. Адаптивность под изменения: В случае изменения структуры компании или назначения новых специалистов, систему можно легко настроить для обновления информации о ролях и подразделениях.